=====================
Trainer & Motivator
(Mantan Pegawai Bank BUMN)
Tamu perusahaan adalah setiap orang yang datang ke kantor kita. Baik yang
berasal dari kalangan intern (Orang kantor pusat atau kantor cabang lain)
maupun yang berasal dari kalangan ekstern (Pejabat birokrat setempat, perusahaan
rekanan, klien dll). Bahkan peminta sumbangan pun dapat disebut sebagai Tamu
karena merupakan “Orang yang datang” ke kantor perusahaan kita.
Bagaimana cara kita memperlakukan Tamu dari awal menyambut kedatangannya
akan mempengaruhi citra perusahaan dimata publik. Terlebih lagi perusahaan yang
bergerak dibidang jasa. Pentingnya citra perusahaan ini tentunya akan sangat
berpengaruh secara langsung terhadap penjualan perusahaan. Konsumen atau bahkan
calon konsumen akan mudah “Jatuh Hati” atau bahkan “Sakit Hati” apabila
cara-cara pegawai perusahaan memperlakukan tamu perusahaan tidak sebagaimana
yang diharapkan.
Dalam beberapa kasus, dapat kita jumpai di beberapa perusahaan ketika
datang seseorang yang bermaksud memperkenalkan jasa perusahaannya (berharap
dapat menjadi rekanan) hanya diterima oleh tenaga Satpam tanpa ada pegawai
berwenang perusahaan yang menjumpai, meski si Satpam sudah membantu menelpon ke
ruang divisi terkait. Ironisnya, si tamu hanya disuruh oleh Satpam untuk
meninggalkan Proposal/company profilenya atas pesan pegawai divisi terkait
lewat telpon tadi. Kesan kehangatan dan penerimaan yang diharapkan oleh si tamu
seolah menjadi sirna tidak sesuai bayangan terhadap instansi besar dan
terpandang yang dia datangi. Masih banyak contoh perlakuan lain terhadap tamu
perusahaan khususnya bagi tamu perusahaan yang dianggap “tidak penting - tidak
menguntungkan“.
Hal sepele kadang bisa merusak citra perusahaan dari kegiatan sekedar
meluangkan waktu 10-15 menit untuk bertatap muka dengan tamu guna mengetahui maksud dan tujuan kedatangannya
kemudian mungkin bisa diberikan janji temu untuk pertemuan berikutnya.
Keengganan kita selaku pegawai terkait yang berwenang langsung dengan
penerimaan tamu ekstern untuk mau sedikit peduli dalam menerima tamu tertentu
tadi sebenarnya menjadi poin pengurang sikap keprofesionalitasan dalam bekerja.
Etika penerimaan tamu yang dapat dijalankan oleh pegawai terkait agar
citra perusahaan tetap terjaga baik di masyarakat, adalah sebagai berikut :
1. Pahami Code of Conduct perusahaan dengan baik.
Dengan pemahaman menyeluruh dan diresapi dengan benar, maka perilaku pegawai
akan sangat baik dan lebih beretika meski kepada pihak ekstern kantor siapapun
mereka yang datang.
2. Memberi pembekalan yang cukup kepada pegawai yang
berada di barisan tenaga pengamanan (Satpam). Bahwa paradigma keberadaan Satpam
saat ini tidak hanya sebagai Tenaga Pengamanan, melainkan juga sebagai Tenaga Pelayanan.
3. Meluangkan waktu sejenak untuk menerima dan
bertatap muka dengan tamu yang belum diketahui maksud kedatangannya. Apabila
memungkinkan dibuatkan janji temu berikutnya untuk membahas lebih lanjut
perihal kedatangan tamu tersebut (biasanya presentasi proposal project atau perkenalan
sebagai perusahaan jasa rekanan).
4. Menghubungi kembali tamu yang telah terlanjur
menitipkan proposal penawarannya melalui telepon untuk dibuatkan janji temu
atau sekedar diberikan penjelasan untuk menunda sementara proposal yang
diajukan agar si tamu tidak terlalu berharap banyak. Proposal penawaran tamu tersebut
sebaiknya diarsip dengan baik karena mungkin suatu saat dibutuhkan oleh
perusahaan kita mengenai jasa yang ditawarkan.
5. Selalu memberikan sambutan yang hangat dan ramah
kepada siapa saja yang datang berkunjung ke perusahaan kita. Sikap ramah setiap
pegawai kepada pihak ekstern akan membawa suasana nyaman kepada siapa saja yang
berurusan dan bahkan membeli produk/jasa perusahaan kita. Pada akhirnya bukan
tidak mungkin, dari seorang Tamu menjadi Calon Konsumen lalu bertindak
sebagai Konsumen dan dalam jangka waktu tertentu menjadi Pelanggan Tetap.
Melakukan hal-hal kecil dalam pekerjaan kita terkadang mudah namun tidak
sepenuhnya kita lakukan. Padahal bukankah sesuatu yang besar dalam pencapaian
hidup ini bermula dari konsistensi dalam melakukan hal kecil. Pribadi
profesional hendaknya mampu melakukan perbaikan tiada henti pada setiap
pekerjaannya. Melayani Tamu = Menjalin silaturrahmi = Membuka peluang.
Hery Arianto
(Trainer & Motivator)
=========================
HA Performa - Balikpapan
(Human Resource Development - Training Centre)