Etika Penerimaan Tamu di Kantor

 

Hery Arianto

=====================

Trainer & Motivator  

(Mantan Pegawai Bank BUMN)

        Tamu perusahaan adalah setiap orang yang datang ke kantor kita. Baik yang berasal dari kalangan intern (Orang kantor pusat atau kantor cabang lain) maupun yang berasal dari kalangan ekstern (Pejabat birokrat setempat, perusahaan rekanan, klien dll). Bahkan peminta sumbangan pun dapat disebut sebagai Tamu karena merupakan “Orang yang datang” ke kantor perusahaan kita.

     Bagaimana cara kita memperlakukan Tamu dari awal menyambut kedatangannya akan mempengaruhi citra perusahaan dimata publik. Terlebih lagi perusahaan yang bergerak dibidang jasa. Pentingnya citra perusahaan ini tentunya akan sangat berpengaruh secara langsung terhadap penjualan perusahaan. Konsumen atau bahkan calon konsumen akan mudah “Jatuh Hati” atau bahkan “Sakit Hati” apabila cara-cara pegawai perusahaan memperlakukan tamu perusahaan tidak sebagaimana yang diharapkan.

        Dalam beberapa kasus, dapat kita jumpai di beberapa perusahaan ketika datang seseorang yang bermaksud memperkenalkan jasa perusahaannya (berharap dapat menjadi rekanan) hanya diterima oleh tenaga Satpam tanpa ada pegawai berwenang perusahaan yang menjumpai, meski si Satpam sudah membantu menelpon ke ruang divisi terkait. Ironisnya, si tamu hanya disuruh oleh Satpam untuk meninggalkan Proposal/company profilenya atas pesan pegawai divisi terkait lewat telpon tadi. Kesan kehangatan dan penerimaan yang diharapkan oleh si tamu seolah menjadi sirna tidak sesuai bayangan terhadap instansi besar dan terpandang yang dia datangi. Masih banyak contoh perlakuan lain terhadap tamu perusahaan khususnya bagi tamu perusahaan yang dianggap “tidak penting - tidak menguntungkan“.

        Hal sepele kadang bisa merusak citra perusahaan dari kegiatan sekedar meluangkan waktu 10-15 menit untuk bertatap muka dengan tamu guna  mengetahui maksud dan tujuan kedatangannya kemudian mungkin bisa diberikan janji temu untuk pertemuan berikutnya. Keengganan kita selaku pegawai terkait yang berwenang langsung dengan penerimaan tamu ekstern untuk mau sedikit peduli dalam menerima tamu tertentu tadi sebenarnya menjadi poin pengurang sikap keprofesionalitasan dalam bekerja.

        Etika penerimaan tamu yang dapat dijalankan oleh pegawai terkait agar citra perusahaan tetap terjaga baik di masyarakat, adalah sebagai berikut :

1.   Pahami Code of Conduct perusahaan dengan baik. Dengan pemahaman menyeluruh dan diresapi dengan benar, maka perilaku pegawai akan sangat baik dan lebih beretika meski kepada pihak ekstern kantor siapapun mereka yang datang.

2. Memberi pembekalan yang cukup kepada pegawai yang berada di barisan tenaga pengamanan (Satpam). Bahwa paradigma keberadaan Satpam saat ini tidak hanya sebagai Tenaga Pengamanan, melainkan juga sebagai Tenaga Pelayanan.

3.      Meluangkan waktu sejenak untuk menerima dan bertatap muka dengan tamu yang belum diketahui maksud kedatangannya. Apabila memungkinkan dibuatkan janji temu berikutnya untuk membahas lebih lanjut perihal kedatangan tamu tersebut (biasanya presentasi proposal project atau perkenalan sebagai perusahaan jasa rekanan).

4.      Menghubungi kembali tamu yang telah terlanjur menitipkan proposal penawarannya melalui telepon untuk dibuatkan janji temu atau sekedar diberikan penjelasan untuk menunda sementara proposal yang diajukan agar si tamu tidak terlalu berharap banyak. Proposal penawaran tamu tersebut sebaiknya diarsip dengan baik karena mungkin suatu saat dibutuhkan oleh perusahaan kita mengenai jasa yang ditawarkan.

5.      Selalu memberikan sambutan yang hangat dan ramah kepada siapa saja yang datang berkunjung ke perusahaan kita. Sikap ramah setiap pegawai kepada pihak ekstern akan membawa suasana nyaman kepada siapa saja yang berurusan dan bahkan membeli produk/jasa perusahaan kita. Pada akhirnya bukan tidak mungkin, dari seorang Tamu menjadi Calon Konsumen lalu bertindak sebagai Konsumen dan dalam jangka waktu tertentu menjadi Pelanggan Tetap.     

        Melakukan hal-hal kecil dalam pekerjaan kita terkadang mudah namun tidak sepenuhnya kita lakukan. Padahal bukankah sesuatu yang besar dalam pencapaian hidup ini bermula dari konsistensi dalam melakukan hal kecil. Pribadi profesional hendaknya mampu melakukan perbaikan tiada henti pada setiap pekerjaannya. Melayani Tamu = Menjalin silaturrahmi = Membuka peluang.

Hery Arianto

(Trainer & Motivator)

=========================

HA Performa - Balikpapan

(Human Resource Development - Training Centre)