Etika Penerimaan Tamu di Kantor

 

Hery Arianto

=====================

Trainer & Motivator  

(Mantan Pegawai Bank BUMN)

        Tamu perusahaan adalah setiap orang yang datang ke kantor kita. Baik yang berasal dari kalangan intern (Orang kantor pusat atau kantor cabang lain) maupun yang berasal dari kalangan ekstern (Pejabat birokrat setempat, perusahaan rekanan, klien dll). Bahkan peminta sumbangan pun dapat disebut sebagai Tamu karena merupakan “Orang yang datang” ke kantor perusahaan kita.

     Bagaimana cara kita memperlakukan Tamu dari awal menyambut kedatangannya akan mempengaruhi citra perusahaan dimata publik. Terlebih lagi perusahaan yang bergerak dibidang jasa. Pentingnya citra perusahaan ini tentunya akan sangat berpengaruh secara langsung terhadap penjualan perusahaan. Konsumen atau bahkan calon konsumen akan mudah “Jatuh Hati” atau bahkan “Sakit Hati” apabila cara-cara pegawai perusahaan memperlakukan tamu perusahaan tidak sebagaimana yang diharapkan.

        Dalam beberapa kasus, dapat kita jumpai di beberapa perusahaan ketika datang seseorang yang bermaksud memperkenalkan jasa perusahaannya (berharap dapat menjadi rekanan) hanya diterima oleh tenaga Satpam tanpa ada pegawai berwenang perusahaan yang menjumpai, meski si Satpam sudah membantu menelpon ke ruang divisi terkait. Ironisnya, si tamu hanya disuruh oleh Satpam untuk meninggalkan Proposal/company profilenya atas pesan pegawai divisi terkait lewat telpon tadi. Kesan kehangatan dan penerimaan yang diharapkan oleh si tamu seolah menjadi sirna tidak sesuai bayangan terhadap instansi besar dan terpandang yang dia datangi. Masih banyak contoh perlakuan lain terhadap tamu perusahaan khususnya bagi tamu perusahaan yang dianggap “tidak penting - tidak menguntungkan“.

        Hal sepele kadang bisa merusak citra perusahaan dari kegiatan sekedar meluangkan waktu 10-15 menit untuk bertatap muka dengan tamu guna  mengetahui maksud dan tujuan kedatangannya kemudian mungkin bisa diberikan janji temu untuk pertemuan berikutnya. Keengganan kita selaku pegawai terkait yang berwenang langsung dengan penerimaan tamu ekstern untuk mau sedikit peduli dalam menerima tamu tertentu tadi sebenarnya menjadi poin pengurang sikap keprofesionalitasan dalam bekerja.

        Etika penerimaan tamu yang dapat dijalankan oleh pegawai terkait agar citra perusahaan tetap terjaga baik di masyarakat, adalah sebagai berikut :

1.   Pahami Code of Conduct perusahaan dengan baik. Dengan pemahaman menyeluruh dan diresapi dengan benar, maka perilaku pegawai akan sangat baik dan lebih beretika meski kepada pihak ekstern kantor siapapun mereka yang datang.

2. Memberi pembekalan yang cukup kepada pegawai yang berada di barisan tenaga pengamanan (Satpam). Bahwa paradigma keberadaan Satpam saat ini tidak hanya sebagai Tenaga Pengamanan, melainkan juga sebagai Tenaga Pelayanan.

3.      Meluangkan waktu sejenak untuk menerima dan bertatap muka dengan tamu yang belum diketahui maksud kedatangannya. Apabila memungkinkan dibuatkan janji temu berikutnya untuk membahas lebih lanjut perihal kedatangan tamu tersebut (biasanya presentasi proposal project atau perkenalan sebagai perusahaan jasa rekanan).

4.      Menghubungi kembali tamu yang telah terlanjur menitipkan proposal penawarannya melalui telepon untuk dibuatkan janji temu atau sekedar diberikan penjelasan untuk menunda sementara proposal yang diajukan agar si tamu tidak terlalu berharap banyak. Proposal penawaran tamu tersebut sebaiknya diarsip dengan baik karena mungkin suatu saat dibutuhkan oleh perusahaan kita mengenai jasa yang ditawarkan.

5.      Selalu memberikan sambutan yang hangat dan ramah kepada siapa saja yang datang berkunjung ke perusahaan kita. Sikap ramah setiap pegawai kepada pihak ekstern akan membawa suasana nyaman kepada siapa saja yang berurusan dan bahkan membeli produk/jasa perusahaan kita. Pada akhirnya bukan tidak mungkin, dari seorang Tamu menjadi Calon Konsumen lalu bertindak sebagai Konsumen dan dalam jangka waktu tertentu menjadi Pelanggan Tetap.     

        Melakukan hal-hal kecil dalam pekerjaan kita terkadang mudah namun tidak sepenuhnya kita lakukan. Padahal bukankah sesuatu yang besar dalam pencapaian hidup ini bermula dari konsistensi dalam melakukan hal kecil. Pribadi profesional hendaknya mampu melakukan perbaikan tiada henti pada setiap pekerjaannya. Melayani Tamu = Menjalin silaturrahmi = Membuka peluang.

Hery Arianto

(Trainer & Motivator)

=========================

HA Performa - Balikpapan

(Human Resource Development - Training Centre)

Peran Sales Sebagai Pewarna Sebuah Produk

Hery Arianto

=====================

Trainer & Motivator  

(Mantan Pegawai Bank BUMN)

 

        Ketika Sebuah Produk akan di Launching ke pasaran, tentunya telah melalui berbagai Riset oleh Divisi terkait di perusahaan kita dengan melihat aspek-aspek dari berbagai sudut pandang yang intinya bagaimana produk tersebut menjadi sebuah KEBUTUHAN dan menjadi PERMINTAAN mayoritas konsumen.

        Pasar yang cenderung telah sedemikian terbuka dengan transparansi kompetisi, menuntut pelaku pasar mampu menampilkan produk dengan kualitas sangat bagus dan dengan harga yang dapat diterima oleh konsumen dan bahkan pelanggan. Era informasi yang semakin mengglobal dengan runtuhnya sekat-sekat pembatas geografis dan kebangsaan, telah menjadikan konsumen sebagai pembeli yang kritis dan semakin cerdas. Penawaran produk yang ditawarkan haruslah merupakan barang/jasa yang benar-benar menjadi kebutuhan.

        Namun, terlepas dari kualitas produk baik berupa barang maupun jasa yang memang harus semakin baik, hal yang tetap menjadi perhatian produsen/pemilik bisnis adalah peran tenaga pemasar mereka. Sales sebagai marketer perusahaan dituntut menjadi ujung tombak keberhasilan penetrasi pasar yang heterogen. Dengan banyaknya produk yang serupa dipasaran, hendaknya menjadi tantangan para sales untuk menemukan strategi jitu memenangkan persaingan dengan merebut hati konsumen dan pelanggan untuk tetap loyal memakai produk dan jasa yang ditawarkan.

        Sales bukan lagi hanya bertugas sebagai pendeliver produk/jasa, namun lebih berperan sebagai pendampingan pemakaian produk oleh konsumen. Produk yang berkualitas atau unggul tidak akan mampu menghasilkan penjualan maksimal apabila Sales/tenaga penjual tidak menjadi PEWARNA atas aktivitas penjualannya.

        Hal-hal yang sebaiknya diperhatikan Sales dalam aktivitas penjualannya adalah sebagai berikut :

1.      Kuasai Produk ; Karakteristik produk harus difahami Sales sebelum ditawarkan kepada konsumen. Terkadang Sales juga harus menjadi pihak pertama yang harus menggunakan produk/jasa tersebut. Termasuk dalam aktivitas memahami karakteristik produk adalah harus memahami keunggulan/kelebihan dan kelemahan/kekurangan produk tersebut. Bagaimanapun kelemahan/kekurangan produk tersebut harus dijelaskan secara transparan agar konsumen tidak kecewa yang akan menjadi boomerang bagi perusahaan. Justru konsumen akan menjadi simpatik dengan keterusterangan itu yang bahkan mungkin saja tetap melakukan pembelian meskipun mengetahui sedikit kelemahan/kekurangan produk kita.

2.      Memiliki Database Konsumen ; Sebelum menawarkan produk maupun jasa kepada konsumen sebagai calon pembeli yang diharapkan menjadi pelanggan kelak, hendaknya seorang Sales melakukan aktivitas pemetaan calon konsumen dengan aktivitas survey dan pembuatan database konsumen. Tidak perlu terlalu kompleks data yang harus dimiliki, namun setidaknya memudahkan aktifitas kontak konsumen dan pendeliveran/pengantaran produk kelak bila telah menghasilkan penjualan. Database dapat dibuat berdasarkan pembagian cluster konsumen berdasarkan letak geografis, kemampuan finansial, latar belakang pendidikan dan pekerjaannya. Jaringan pertemanan (social network) seperti Facebook & Twitter dapat menjadi sarana pengumpulan database konsumen. Tukar-menukar Pin Blackberry juga menjadi strategi jitu pengumpulan database konsumen.

3. Menjadi Sahabat Konsumen ; Menusia sebagai makhluk sosial (Zoon Politicon) tentunya memiliki sifat dasar ingin menjalin pertemanan dan bersosialisasi dengan banyak komunitas. Dengan membentuk komunitas pengguna produk kita, akan mempermudah menjadi sahabat para konsumen. Ketika konsep PERSAHABATAN telah terbentuk, tentunya akan memudahkan pembelian produk karena sudah menjadi sahabat. Konsekuensinya, sales dituntut memiliki kepribadian yang Baik, Berwibawa, Jujur dan dapat dipercaya. Seorang sahabat tentunya dapat memberikan solusi produk yang terbaik bagi sahabatnya. Loyalitas terhadap pemakaian produk akan mudah terbentuk dalam konsep persahabatan antara Sales dan konsumen ini. Konsumen akan mudah merekomendasikan produk kita kepada minimal keluarga induknya bahkan kepada keluarga besar serta komunitas di lingkungan tempat tinggal dan pekerjaannya. Bayangkan apabila sahabat konsumen kita adalah Pemimpin sebuah perusahaan besar dengan ratusan bahkan ribuan karyawan?.

4. Tidak Putus asah ; Dalam melakukan penawaran sebuah produk/jasa kepada calon konsumen tentunya tidak selalu mulus menghasilkan penjualan. Kadang justru lebih banyak mengalami penolakan. PENOLAKAN bukanlah akhir dari sebuah PENAWARAN, melainkan menjadi penentu ditemukannya cara-cara baru yang akan memberhasilkan penjualan yang melesat drastis.   

Sales sejati tidak cukup berpuas dengan hanya menggunakan satu metode pemasaran saja, melainkan memiliki rasa tertantang untuk menemukan resep-resep jitu pemasaran, yang akan membaikkan kualitas kepribadiannya sehingga kelak menjadi Ahli Pemasar yang lebih berharga dibanding sales-sales lain yang mempunyai kemampuan biasa-biasa saja.

 

Hery Arianto

(Trainer & Motivator)

======================

HA Performa - Balikpapan

(Human Resource Development - Training Centre)

BERANI Tampil BERANI Maju

Sobat Sukses ...
Terkadang RASA Malu dan RENDAH DIRI
menjadikan KITA Insan yang KERDIL dengan
POTENSI DIRI yang Luar Biasa.

Jadilah Seseorang yang Melakukan Karena Ingin
Berbuat atas Perintah Hati, Bukan Perintah Orang lain.

Karena ... BERANI Tampil, BERANI Maju.
Orang yang SERING TAMPIL menjadikan DIA Unggul
dari Ribuan Pribadi yang FLAT.

Sobat Sukses ...
Menjadi Unik, Berkarakter dan Bernilai Positif menjadikan
Dirimu Bebas berada dimana saja.

Dari Aku yang Ingin Engkau Slalu Bahagia...

Hery Arianto
(Trainer & Inspirator)

HA Performa - Balikpapan
(Human Resource Development - Training Centre)

Employee Gathering BNI KCU Balikpapan Tgl. 04 Januari 2013

Gapura Selamat Datang

Peserta Senam dari Unsur Pimpinan Kantor Wilayah Banjarmasin

Instruktur Senam Profesional

Performance Kreasi dari Tim Peserta

Senam GANGNAM Style seluruh Peserta

Performance Seni dari Tim Peserta

Joget ala Trio Macan

Peregangan sebelum beraktivitas Outbound & Kreasi seni

Penyelenggara Kegiatan HA Performa - Balikpapan

Bertempat di Beach House Batakan, Balikpapan

Tak Harus Menunggu Sempurna

Sobat Sukses ...
Ketika kita sibuk dengan kebimbangan Tuk Mengetahui
Kelebihan apa yang Kita Miliki,
Ketika itu juga Kita Tenggelam dalam Keterbatasan yang
Tak Berbentuk Tuk Diraba

Sementara ... Orang disekitar Sangat Memerlukan
Penerangan yang Membijakkan Langkah yang akan
ditempuhnya.

Sobat Sukses ...
Tak Perlu harus sempurna untuk Menyempurnakan
Hidup Orang lain, karena Pedulimu atas sekitarmu selalu
dapat menjadi Alasan Orang lain mempermudah jalanmu
kelak dalam kehimpitan dimasa mendatang.

Semoga Allah selalu mempermudah Setiap Urusan
Sobat Sukses sekalian ...

Hery Arianto

(Trainer & Motivator)

HA Performa - Balikpapan

 

PELUANG = Harus Diusahakan

Sobat Sukses...

Setiap Peluang Adalah Sesuatu yang Harus diusahakan.
Kita tidak akan mengetahui keberhasilannya, namun dengan mengusahakannya kita baru mengetahui berhasil tidaknya suatu Peluang itu.
Jangan berhenti berharap tatkala peluang ada dihadapmu. Kerjakan dan kerahkan seluruh kemampuanmu.
Karena Daya Upaya adalah sesuatu TERBAIK dari semua POTENSI yang Engkau miliki.

Hery Arianto
(Trainer & Motivator)

Training 3 S PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Banjarmasin